Contexte
En réponse aux directives de la santé publique et aux pressions exercées sur nos organismes membres et nos réviseurs, le CCA a prolongé l’annulation de toutes les visites sur place jusqu’en décembre 2020, et a mis en oeuvre un modèle de visite sur place virtuel qui sera utilisé jusqu’à cette date. En outre, tout le personnel du CAA travaille à distance.
Le report des visites sur place (de mars à août) a eu pour conséquence un effet en cascade sur les futures révisions. C’est pourquoi le CCA a reporté les visites sur place pour de nombreux organismes. Dans le cadre de ce processus, nous allons rajuster les dates des périodes d’agrément.
Contacter le CCA et renseignements généraux
Q. Le bureau du CCA est toujours fermé. Comment puis-je communiquer avec le personnel?
Les membres du personnel surveillent leurs courriels pendant les heures de travail. Le courrier électronique est généralement le meilleur moyen de joindre le personnel. Nous vérifions régulièrement notre boîte vocale.
Lynne Raskin ed@canadiancentreforaccreditation.ca
Jackeline Barragan jbarragan@canadiancentreforaccreditation.ca
Karen Atkin katkin@canadiancentreforaccreditation.ca
Pedro Lara plara@canadiancentreforaccreditation.ca
Hélène Gagne (FR) hgagne@canadiancentreforaccreditation.ca
Alejandra Galindo coordinator@canadiancentreforaccreditation.ca
Evelyn Hensman ea@canadiancentreforaccreditation.ca
General Information info@canadiancentreforaccreditation.ca
GoCCA GoCCAsupport@canadiancentreforaccreditation.ca
Surveys surveys@canadiancentreforaccreditation.ca
Q. Comment pouvons-nous payer nos frais d’agrément?
Les paiements peuvent être envoyés au CCA comme d’habitude (par exemple, un chèque par la poste ou un TEF). Une personne se rend au bureau chaque semaine pour vérifier le courrier.
Q. À quelle fréquence le CCA mettra-t-il à jour les renseignements?
Le CCA continuera à suivre la situation de la COVID 19 et communiquera toute mise à jour nécessaire par : le site web du CCA, les messages par courriel, les messages directs aux organismes participants et à leurs associations.
Déplacement /report des visites sur place en raison de la
COVID19
Tous les secteurs
Q. Notre date d’agrément a été reportée à une autre date (p.ex. mars 2021). Pour quelle période devrions-nous recueillir les procès-verbaux du conseil d’administration pour les soumettre?
La date d’échéance de vos données probantes de pré-visite sera deux mois avant la visite sur place (p.ex. janvier 2021). Sauf indication contraire, vos données probantes pré-visite doivent couvrir les douze mois précédant la date de votre soumission.
Q. Notre date d’agrément a été reportée à une nouvelle date. Cela signifie-til que toutes les dates d’échéance vont également changer (par exemple, la soumission de la liste de contacts, le déploiement du sondage du personnel, la soumission des données probantes pré-visite)?
Oui, lorsque nous déplaçons la date d’une visite sur place, toutes les dates d’échéance des tâches liées à cette visite seront aussi déplacées.
Q. Comment saurons-nous si notre date d’agrément a changé?
S’il y a un changement dans les dates de la visite sur place de votre organisme, votre spécialiste de l’agrément CCA communiquera avec vous. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter votre spécialiste.
Q. Par rapport à quelle version des normes notre organisme sera-t-il évalué? Par exemple, des normes organisationnelles mises à jour ont été publiées en janvier 2020.
Ce processus reste le même. Le CCA publie régulièrement des normes mises à jour. Les organismes sont agréés en utilisant la version des normes qui était en vigueur au moment où ils ont complété leur profil organisationnel et où leurs normes personnalisées ont été publiées. Ainsi, si votre visite sur place est reportée de plusieurs mois, vous serez toujours évalué en fonction des mêmes normes en vigueur au moment où vous avez complété votre profil organisationnel. Si vous envisagez d’apporter un changement et d’utiliser les normes mises à jour, vous devriez en parler à votre spécialiste de l’agrément CCA.
Secteur en particulier
Q. Notre organisme doit-il présenter des données probantes supplémentaires pour les vérifications des dossiers des clients?
Les exigences en matière de vérification des dossiers clients sont spécifiques à chaque secteur.
Par exemple, les normes de soins de santé primaires axés sur la communauté : Les organismes doivent fournir des données probantes pendant deux (2) ans pour les vérifications des dossiers. Si vous les avez déjà effectuées, vous n’avez pas besoin d’effectuer d’autres vérifications de dossiers.
Q. Sommes-nous tenus de présenter des données probantes de la réalisation du plan d’amélioration de la qualité (PAQ) 2020-2021? [Soins de santé primaires axés sur la communauté seulement]
La soumission des données préalables à la visite sur place a lieu deux mois avant la visite. Le CCA s’attend à ce que les organismes soumettent des données probantes pendant les 12 mois précédant la soumission. Donc, si vous avez atteint certains des objectifs du PAQ pendant cette période, veuillez soumettre les données probantes.
Formation des réviseurs
Q. La formation des réviseurs (2e jour) du 8 avril 2020 a été reportée. Que se passe-t-il pour ces stagiaires?
La formation des réviseurs qui était en cours en mars a été complétée par une formation en ligne en temps réel. Il y a maintenant 25 réviseurs supplémentaires formés.
Q. Y a-t-il eu un changement dans le processus pour devenir réviseur?
Si vous souhaitez devenir réviseur d’agrément CCA, vous trouverez des renseignements sur notre site web. La prochaine formation de réviseur débutera en octobre 2020. La formation consistera en 8 sessions en ligne de deux heures en temps réel sur deux mois.